¿Es Posible Administrar Documentos, Contratos, Presupuestos, Planos De Construcción, Reportes Diarios En Primavera P6?

Como están amigos lectores, el tema de hoy es: ¿ES POSIBLE ADMINISTRAR DOCUMENTOS DENTRO DE PRIMAVERA P6 COMO CONTRATOS, PRESUPUESTOS, REPORTES SEMANALES, REPORTES DIARIOS, PLANOS APROBADOS PARA CONSTRUCCION, ESPECIFICACIONES TECNICAS, EDPs, ETC ?

Para responder la pregunta, empezaré contándote mi experiencia al respecto, por el año 2012 estuve trabajando como Ingeniero de Planeamiento y Control de proyectos, en la Construcción de un Pad de Lixiviación de 60Ha, Pozas de Procesos, Construcción de Botaderos, en una Unidad Minera, la empresa para la que trabajé en esos años era especialista en Movimientos de Tierra, comenzaré por contarte que una vez que tenía la línea base aprobada por el cliente, era necesario para mi manejar toda la información contractual del proyecto:

• Contrato de Obra
• Presupuesto Contractual
• Especificaciones Técnicas
• Planos Aprobados para Construcción
• Histogramas de Mano de Obra y EQ
• Plan de Calidad
• Plan de Trabajo Aprobado
• Respuestas y Consultas, ETC.

En fin una serie de documentos contractuales propios del proyecto, asimismo durante la etapa de ejecución, se iban generando más documentación al respecto:

• Reportes Semanales
• Reportes Diarios
• Adendas al Contrato
• RFIs
• Valorizaciones
• Presupuestos adicionales

Cada vez que me encontraba revisando mis cronogramas dentro de Primavera P6, o actualizando los mismos, necesitaba tener acceso a estos documentos, así que tenía que salir de la interfaz de Primavera, ubicar el archivo, abrirlo y poder revisar las consultas que tenía en ese momento, incluso recuerdo que tenía una duda respecto a la partida número 156, y no recordaba que Plano de Construcción estaba asociada a esa partida, así que tuve que ingresar a la carpeta de Planos de Aprobados para Construcción y revisar cada uno de ellos hasta encontrar el plano asociado a mi partida, el proyecto era enorme, ya que contábamos con 5 sub proyectos al mismo tiempo en plena construcción, ENTONCES, encontré en Primavera P6 esta función llamada: WPs & DOC (PRODUCTOS DE TRABAJO Y DOCUMENTOS).

WPs & DOC (PRODUCTOS DE TRABAJO Y DOCUMENTOS), Te permite VINCULAR documentos desde cualquier carpeta personal, una vez creados se le asigna una serie de características propias del documento (Campos en Primavera P6), permitiendo una personalización del propio documento, asignándole un nombre, categoría del documento, fecha de revisión, autor, Status, una descripción del mismo y hasta agregarle una descripción personal.

Luego de personalizar las características del documento, puedes asignarlas a nivel de ACTIVIDAD o WBS, bueno basta de teoría vamos ahora a la práctica:

Paso 01: Creamos una estructura típica de documentos que utilizamos en la gestión de nuestros proyectos:

Hasta aquí hemos creado la documentacion que deseamos gestionar de nuestro Proyecto, dentro de Primavera P6, por otro lado hemos agregado tambien sus caracteristicas personalizadas de los campos que nos permite actualizar Primavera P6, como son Nro. De Referencia, Status del documento, catergoria y fecha de revision, ten presente que es muy importante tener un orden y una estructura definida para nuestros documentos.

Paso 02: Creamos los vínculos a nuestra carpeta de proyecto, para cada documento

La ruta de para el primer documento vinculado a Primavera P6, es la que se muestra en la imagen superior, por otro lado, en la imagen siguiente podemos observar que hemos agregado una descripción general a nuestro contrato de Obra, y así lo puedes hacer para cualquier documento del proyecto, generando notas, apuntes que te ayuden a recordar algo importante o relevante del documento en cuestión.

Hemos creado el vinculo para nuestro documento CONTRATO DE OBRA, de esta manera cada vez que estemos dentro de la interfaz de Primavera P6 y querramos revisar o confirmar algun dato de nuestro contrato bastará con hacer CLIC en el vinculo para que automaticamente Primavera P6 nos muestre el documento sin necesidad de dirigirse hasta la carpeta raiz, muy eficiente verdad?, recuerda que el tiempo es dinero y entre mas tiempo ahorrres mas eficiente serás en tu trabajo!

Seguidamente haz el mismo procedimiento para el resto de los documentos que vamos a administrar.

Paso 03: Asignamos los documentos vinculados a nuestras actividades o WBS del proyecto:

Esperamos que este articulo haya sido de tu agrado, compártelo!

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